Pracownik był zatrudniony w ramach dwóch umów na czas określony od 26 maja 2017 r. do 30 kwietnia 2018 r. i od 1 maja 2018 r. do 25 lutego 2020 r., a następnie bez dnia przerwy, od 26 lutego 2020 r. na podstawie umowy na czas nieokreślony. Obecnie rozwiązał umowę o pracę. Pracodawca nie składał za pracowników raportów ZUS RIA. Czy dla ostatniej z umów powinien zaprowadzić nowe akta? Czy prawidłowo postąpił wystawiając jedno świadectwo pracy za wszystkie wskazane okresy? Czy do świadectwa powinien dołączyć informację o okresie przechowywania dokumentacji?
Na wszystkie trzy pytania należy odpowiedzieć twierdząco, przy czym informacja o okresie przechowania dokumentacji powinna obejmować tylko tę, która została zgromadzona podczas ostatniej z umów. Poza tym w kwestii wystawiania świadectw istnieje jeden wyjątek, który w okolicznościach z pytania obligowałby do wydania dokumentu za okres/okresy zatrudnienia terminowego. Jest to żądanie pracownika.
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej). Tak stanowi art. 94 pkt 9a K.p. Uchybienie temu obowiązkowi stanowi wykroczenie przeciw prawom pracownika, zagrożone grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 § 1 pkt 6 K.p.).
Okres przechowywania akt osobowych od 1 stycznia 2019 r. uległ zmianie, dlatego z zastrzeżeniem określonego wyjątku, pracownikowi zatrudnionemu od tej daty (również po raz kolejny) należy założyć nowe akta. Temat ten omawiamy szerzej w odpowiedzi na poprzednie pytanie.
Przykład |
Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że z dniem 31 lipca 2021 r. pracownik rozwiązał stosunek pracy za wypowiedzeniem. Pracodawca posiada odrębny zbiór dokumentów założony:
W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy (art. 97 § 1 zd. 1 K.p.). Przepis w powołanym brzmieniu, z niewielką zmianą niemającą tu znaczenia, obowiązuje od 1 stycznia 2017 r. i obejmuje wszystkie okresy pracy wymienione w pytaniu. To oznacza, że pracodawca nie miał obowiązku wydania świadectwa pracy po zakończeniu umów terminowych, chyba że pracownik o to wystąpił. Zgodnie z § 11 powołanego wcześniej artykułu, w razie nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokument może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy zawierającego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
Wzór świadectwa pracy dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl |
Przykład |
Zakładamy, że pracownik z poprzedniego przykładu odpowiednio:
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nawiązanego po 31 grudnia 2018 r. pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
Pracodawca z pytania wraz ze świadectwem powinien wydać informację o okresie przechowywania dokumentacji, jednak tylko tej, która została założona 26 lutego 2020 r. Wobec wcześniejszej nie istnieje taki wymóg.
Przykład |
Przyjmujemy dane z poprzednich przykładów. Wraz ze świadectwem pracy zawierającym okres pracy w ramach ostatniej z umów pracodawca powinien wydać pracownikowi informację o następującej treści:
"Informuję Pana, że:
|